%20Logo%20ALSA%20LC%20UI_edited.png)
SECRETARY
WORK PROGRAMS
ALSA International Secretariat
Program kerja ini bertujuan untuk membantu ALSA International Board (IB) khususnya Secretary General IB, dalam hal sekretariat yang bisa dalam bentuk fisik maupun nonfisik.
Pembaruan dan Pengelolaan Sekretariat ALSA LC UI
Pembaharuan Sekretariat ALSA LC UI bertujuan untuk memperbaharui isi dari Sekretariat ALSA LC UI untuk menunjang penggunaan Sekretariat ALSA LC UI selama 1 (satu) masa kepengurusan mendatang. Pembaharuan Sekretariat ALSA LC UI dilakukan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) masa periode ALSA LC UI, yakni di awal masa periode dengan cara membuat daftar kebutuhan perlengkapan untuk Sekretariat ALSA LC UI untuk kemudian disusun dalam sebuah proposal yang diajukan kepada pihak kemahasiswaan untuk mendapatkan dana. Kemudian, Divisi Secretary akan membeli keperluan perlengkapan untuk Sekretariat ALSA LC UI sesuai dana yang diturunkan oleh pihak kemahasiswaan. Pengelolaan Sekretariat ALSA LC UI bertujuan untuk menjaga kebersihan dan kerapian Sekretariat ALSA LC UI serta mengkoordinasikan seluruh anggota ALSA LC UI
Monthly Report - Administrative Rank
Program kerja ini bertanggung jawab dalam pembuatan surat keluar ALSA LC UI serta pengarsipan surat yang masuk ke ALSA LC UI. Dalam hal pembuatan surat keluar ALSA LC UI, program kerja ini bertujuan untuk menjadi sarana bagi anggota ALSA LC UI yang membutuhkan surat keluar ALSA LC UI, baik dalam lingkup eksternal maupun internal, untuk kebutuhan pelaksanaan program kerja ALSA LC UI. Lingkup eksternal dapat berupa Local Chapters, National Board, International Board, dan pihak-pihak luar lingkup Civitas Akademika Universitas Indonesia. Sementara itu, lingkup internal adalah Civitas Akademika Universitas Indonesia. Dalam hal pengarsipan surat yang masuk ke ALSA LC UI, program kerja ini bertujuan untuk mengarsipkan surat yang masuk ke e-mail ALSA LC UI (lcui.alsa@gmail.com).
Pengelolaan Akun Zoom ALSA LC UI
Program kerja ini bertujuan untuk memfasilitasikan kebutuhan organisasi. Akun Zoom yang dimiliki oleh ALSA LC UI merupakan salah satu fasilitas yang dapat digunakan divisi-divisi di ALSA LC UI sebagai platform dalam melaksanakan kegiatannya masing-masing yang meliputi rapat divisi, pelaksanaan program kerja divisi, hearing, briefing, dan evaluasi. Berkaitan dengan hal tersebut, Divisi Secretary bertugas dalam memberikan asistensi mengenai ketentuan jadwal penggunaan akun Zoom tersebut kepada setiap divisi agar terbentuk jadwal yang sistematis. Terdapat link Google Sheets peminjaman fasilitas yang dapat diakses melalui grup LINE Badan Pengurus Harian ALSA LC UI Board of 2024.
Pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban Divisi ALSA LC UI
Program kerja ini bertujuan untuk mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban dari masing-masing divisi atau panitia acara open tender. Dengan mekanisme pengumpulan maksimal 14 (empat belas) hari setelah program kerja acara non-open tender selesai, 30 (tiga puluh) hari setelah acara open tender selesai (kecuali ditentukan lain oleh pihak ketiga, contohnya deadline Laporan Pertanggungjawaban ALSA CLCC yang ditentukan oleh National Board atau disepakati lain pada awal kepengurusan), dan 12 (dua belas) hari setelah program kerja non-acara selesai.
​
​
Pengiriman Laporan Pertanggungjawaban Secara Berkala kepada National Board of ALSA National Chapter Indonesia
Dalam program kerja ini, Secretary mengirimkan Laporan Pertanggungjawaban kepada National Board yang dibagi menjadi 4 (empat) tahap, yaitu:
a. Triwulan I : Maret – April – Mei
b. Triwulan II : Juni – Juli – Agustus
c. Triwulan III : September – Oktober – November
d. Triwulan IV : Desember – Januari – Februari
Maka dari itu, Divisi Secretary diharuskan mengirimkan Laporan
Pertanggungjawaban kepada National Board di setiap triwulan.
Persuratan ALSA LC UI
Program kerja ini bertanggung jawab dalam pembuatan surat keluar ALSA LC UI serta pengarsipan surat yang masuk ke ALSA LC UI. Dalam hal pembuatan surat keluar ALSA LC UI, program kerja ini bertujuan untuk menjadi sarana bagi anggota ALSA LC UI yang membutuhkan surat keluar ALSA LC UI, baik dalam lingkup eksternal maupun internal, untuk kebutuhan pelaksanaan program kerja ALSA LC UI.
Triwulan Card
Dalam program kerja ini, Secretary mengirimkan Laporan Pertanggungjawaban kepada National Board yang dibagi menjadi 4 (empat) tahap, yaitu:
a. Triwulan I : Maret – April – Mei
b. Triwulan II : Juni – Juli – Agustus
c. Triwulan III : September – Oktober – November
d. Triwulan IV : Desember – Januari – Februari
Maka dari itu, Divisi Secretary diharuskan mengirimkan Laporan
Pertanggungjawaban kepada National Board di setiap triwulan.
Pengelolaan Akun YAMM ALSA LC UI
Program kerja ini bertujuan untuk memfasilitasi divisi ALSA LC UI yang memiliki kebutuhan untuk menggunakan mail merge dalam melaksanakan program kerjanya. Divisi Secretary bertanggung jawab dalam memfasilitasi dan menjadwalkan penggunaan akun YAMM ALSA LC UI agar tercipta jadwalpemakaian yang teratur dan kondusif.